Vastuullinen kokous Lahden seudulla

Yksi kokouspäivä voi koostua yllättävän pitkästä ketjusta palveluja ja vastuullisuustekijöiden huomioiminen niissä kaikissa on usein laajan tiedonetsinnän takana. Monesti palveluntarjoajan toiminta on jo hyvin vastuullista, mutta toimija ei ole vain osannut kertoa teoistaan. Kokousjärjestäjän on siis usein osattava esittää oikeat kysymykset varmistuakseen laadusta.

Muna opettaa kanaa, sanotaan! Kun vaadit asiakkaana tietoa, sitä alkaa pikkuhiljaa ilmestyä saataville palvelutarjoajien kanaviin helposti saataville.

Hyödynnä kokouspaikan keskeistä sijaintia suunnittelemalla kokousvieraiden kulkuyhteydet mahdollisimman hiilineutraaleiksi.

Hyödynnä mahdollisuuksien mukaan myös kävelyä siirryttäessä hotellilta kokouspaikalle. Lahdessa on helppo kulkea myös Mankeli-kaupunkipyörillä, joiden pysäkkejä löytyy noin 60 ympäri kaupunkia.

Silloin kun kokousvieraasi saapuvat ympäri Suomea, suosittele saapumaan kokouspaikkakunnalle julkisilla kulkuvälineillä ja järjestä charter-bussi vastaan matkakeskuksesta kokouspaikalle.

Helpottaaksesi kokousvieraan päätöksentekoa, lähteäkö omalla autolla vai ei, katso muutama juna- tai bussiaikataulu valmiiksi alkaen-hintoineen. Voit vaikka verrata vielä matka-aikojakin – usein junalla hurauttaa paikalle paljon nopeammin kuin autolla.

Kun varaat kaikki palvelut ennakkoon, palveluntarjoajalla on mahdollisuus palvella kokousvieraitasi parhaalla mahdollisella tavalla. Ruokatuotteiden etukäteisvaraus on tärkeää, jotta ravintolalla on mahdollisuus varata käyttöön vastuullisimmat mahdolliset raaka-aineet, joiden saatavuus voi olla rajoitetumpaa kuin ns. tavalliset tukkutuotteet.

Vaikka varaus- ja peruutusehtojen mukainen henkilömäärän viimeinen vahvistuspäivä olisi jo ohitettu, ole herkästi yhteydessä palveluntarjoajaan ja kerro muutoksista. Saattaa olla, että raaka-ainetilausta voidaankin vielä muuttaa. Ole herkästi yhteydessä ravintolahenkilökuntaan myös päivän aikana ja kerro muutoksista. Keittiöllä saattaa olla mahdollisuus reagoida henkilömäärän muutoksiin lyhyelläkin varoitusajalla. Ja vaikka kokouslounas olisi omakustanteinen, kerää siitäkin ennakkoilmoittautumiset – autat ravintolaa mitoittamaan annosvolyymiin kohdalleen.

Vinkki! Ehdota ravintolalle, että sinun kokousvieraillesi saa tarjota lounaalla päivän annoksen. Kunhan erikoisruokavaliot ja tilaisuutenne tyyli on huomioitu, eikö olekin ihan sama, löytyykö lautaseltanne päivän kalaa vaiko kuukausi sitten ennalta valitsemasi annos?

Suomessa juodaan aivan ensiluokkaista hanavettä, joka lyö laudalta pullovedet mennen tullen. Varmista palveluntarjoajalta, että tarjotaanhan sinunkin vieraillesi tätä eliksiiriä. Ja tietysti laseista, ei kertakäyttömukeista.

Kansainvälisille kokousvieraille kannattaa viestiä hanavedestämme muun Suomi-infon yhteydessä.

Tiesitkö? Lahdessa saat maistaa maailman parasta hanavettä. Päijät-Hämeessä viimeisimmän jääkauden jälkeensä jättämät Salpausselät ja harjut kätkevät sisälleen valtavan määrän jatkuvasti uusiutuvaa, puhdasta pohjavettä. Yli miljoona pääkaupunkiseudun asukasta juo Salpausselkä Geopark -alueen vettä: pääkaupunkiseudun hanavesi on lähtöisin juotavan puhtaalta eteläiseltä Päijänteeltä.

Lue lisää maailman parhaasta vedestä.

Yksi herkullisimmista ja samalla helpoimmin toteutettavista vastuullisuusteoista ovat ruokapöydässä tehtävät valinnat. Valitse rohkeasti kasvisruoka ja ruokavuosikalenteri kokouspäivän tarjoilujen kantavaksi teemaksi. ”Nurkujia” riittää – tiedät varmasti kokemuksesta, että kaikkia ei voi miellyttää, valitsit sitten mitä tahansa tarjolle.

Menuvalinnan tueksi löytyy varmasti kohta työnantajasi vastuullisuusohjelmasta. Jos ei, ehdota, että se lisätään sinne. Tässä auttaa esimerkiksi Sitoumus2050-ohjelma, jolla vauhditetaan kestävää kehitystä ja YK:n Agenda 2030 -tavoitteita.

Tiesitkö, että matkailijoiden tuottamasta hiilijalanjäljestä 53 prosenttia muodostuu matkustamisesta asuinpaikkakunnalta (kotimaan matkailijat) tai maahantulopaikkakunnalta (ulkomaiset matkailijat) matkakohteeseen ja takaisin? Tämä selviää Visit Lahden teettämästä  Päijät-Hämeen hiilijalanjälkimittauksesta.

Hiilijalanjälkeä voi pienentää suosimalla matkustusvälineenä julkisia. Omaa tapaansa matkailla kannattaa kuitenkin pohtia myös muulla tapaa. Harkitse, voisiko esimerkiksi työmatkaan yhdistää myös vapaa-aikaa eli jäädä vielä muutamaksi lisäpäiväksi etätyöskentelemään ja nauttimaan vapaahetkinä paikallisista elämyksistä. Tai ottaa puoliso mukaan etäilemään kokouksen ajaksi ja jäädä sitten yhdessä vielä pitkäksi viikonlopuksi lomailemaan. Eli lyhyiden pyrähdysten sijaan pidentää viipymää, jolloin matkustuksesta koituva jälki jäisi suhteellisesti pienemmäksi.

Kuinka voit kokousjärjestäjänä vaikuttaa vieraidesi viipymään? Houkuttelevalla tapahtumaviestinnällä ja paikallisen matkailuorganisaation avustuksella – pyydä heiltä vaikkapa Top3 -matkailuvinkkiä tapahtumasi ajankohtaan. Ja voithan pyytää myös erikoishinnan lisäöille kokoushotellistasi, tarjoushinta jos mikä houkuttelee jäämään.

Päijät-Hämeen hiilijalanjälkimittaus ja toimenpiteet sen vähentämiseksi ovat yksi Visit Lahden hallinnoimien SMART- ja VIISAS -hankkeiden keskeisiä toimenpiteitä Päijät-Hämeen liiton rahoituksella. Tutustu hiilijalanjälkimittaukseen täällä.

Millaisen perinnön sinun tapahtumasi jättää kokouspaikkakunnalle? Toki se tuo työtä paikallisille matkailutoimijoille sekä verotuloa ja elinvoimaa alueelle. Mutta mieti, millaisen näkyvän jäljen tapahtumasi voisi jättää.

Voisiko jokaisesta kokousvieraasta lahjoittaa muutaman euron alan koulutustoimintaan? Voisitteko tehdä yllätysvierailun paikalliseen palvelutaloon ja keittää pullakahvit vanhuksille?

Työnantajasi edustamalta alalta löytyy varmasti jokin kiva tapa osallistua kokouspaikkakunnan elämään. Fiksulla viestintäsuunnitelmalla goodwill jää elämään tempauksen jälkeen, sekä paikallisten että itse kokousvieraiden mieliin.